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呼和浩特市统计局档案综合管理办法

2012/10/31 来源: 呼和浩特市统计局 作者:呼和浩特市统计局 浏览 17382

 

为加强呼和浩特市统计局的档案管理工作,进一步提高档案案卷质量和利用效率,根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局第8号令发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以及《内蒙古自治区档案条例》等法律、法规和规章的要求,并结合我局档案管理实际情况,特制定本规定。

一、档案管理原则

(一)本局的档案,包括单位从事统计活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等各种载体的历史记录。

(二)本局档案工作实行统一领导、分块管理,各科室、站、队立卷归档的原则。人事档案由人事科按照人事档案管理规定统一归档管理;财务档案由财务人员按财务档案管理规定统一归档管理;业务档案由各业务科室按照业务档案管理规定统一归档管理;文书档案由办公室统一归档管理。

(三)局专职档案员和各科室兼职档案员应严格遵守本局制定的档案管理工作的归档、保管、保密、利用制度。

二、档案机构及其职责

(一)局办公室是全局档案的管理机构,内设档案室,配备专职人员,负责全局档案管理工作。主要职责是:

1.集中统一管理本局档案工作,积极开展档案的收集、整理、统计、鉴定、利用等工作,为本局机关中心工作服务。

2.制定机关档案工作发展规划、工作计划和规章制度,对本局各科室、站、队的归档工作进行业务指导。

3.统一保管全局档案,确保档案齐全、完整、安全和保密。

4.做好档案的鉴定,对超过保管期限的档案提出处理意见,报请领导审批、销毁。

(二)各科室、站、队应配备兼职档案人员,负责本单位相关档案的搜集、整理、归档等工作。主要职责是:

1.按照归档范围和要求,及时收集、整理各自归档文件、统计资料、统计报表、统计年鉴、资料、照片等各种档案资料。

2.按照规定的时间、格式要求,将整理、立卷的本单位归档材料交局档案室归档。

三、档案分类

(一)文书档案

所有文书档案采用的文件按种类、载体、年度、期限、件号分类,案卷目录按保管期文号编制目录,案卷号流水编制,机构排列按照顺序排列。

(二)统计档案

统计报表制度及专门组织的非全面调查档案,按机构、年度分类。

(三)会计档案

按机构、年度、名称、件号分类,即将某一机构会计年度内形成的会计档案分为凭证、账簿、财务报告、其他类,再按保管期限排列,分别组成若干保管单位。

编号标准: 年度、 名称类别、  保管期限。

如:   2007年 凭证     15年

         账簿     25年、15年

         报告     永久、5年 

         其它  永久、15年

(四)实物档案

按年度、问题分类(奖杯、奖状、锦旗、证书)。

(五)声像档案

按年度、问题分类(会议类、活动类)。

(六)科技档案

 基建档案:按基建工程项目分类编号

 J-X-X:基建档案代号-工程项目号-案卷号

(七)普查档案

按问题-年度分类。如:“经济普查:1986年”。

四、归档范围与保管期限  

市局档案分为文书档案、统计档案、会计档案、实物档案、声像档案、科技档案和普查档案七种。

市局档案的保管期限设定为永久、定期两种。定期一般为30年、10年。

文书档案范围及保管期限

1.市局党组会议、办公会议的会议纪要、会议记录(办公室) 永久保管。  

2.市局召开工作会议、专题会议的文件材料(办公室)

(1)请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、记录、纪要等 永久保管

(2)典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等 30年保管

3.机关联合召开会议的文件材料(办公室)

(1)市局主办的

①请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等 永久保管

②典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等 30年保管

(2)市局协办的

①请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年保管

②典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年保管

4.市局为承办的全国性会议、大型展览会的文件材料(办公室及相关科室)

(1)请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告、辅助报告,上级领导人贺辞、题词、讲话等 永久保管

(2)代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等 30年保管

(3)会议和学术会的讨论记录,会议代表登记表、接待安排等 10年保管

5.上级机关、上级领导检查、视察市局工作时形成的文件材料(办公室)

(1)重要的  永久保管

(2)一般的 30年保管

(3)市局工作汇报材料  30年保管

6.市局业务文件材料

(1)市局制定的政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料  永久保管

(2)市局的请示与上级机关的批复、批示

①重要业务问题的 永久保管

②一般业务问题的 30年保管

(3)同级机关、下级机关的来函、请示与市局复函、批复等文件材料

①重要业务问题的 永久保管

②一般业务问题的 30年保管

(4)市局代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年保管

(5)机关联合行文的文件材料

市局主办的

①重要业务问题的 永久保管

②一般业务问题的 30年保管

市局协办的

①重要业务问题的 30年保管

②一般业务问题的 10年保管

(6)市局编写的文件材料

①大事记、组织沿革、刊物等 永久保管

②简报、情况反映、工作信息等 30年保管

(7)行政管理、执法活动中形成的文件材料

① 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久保管②执法检查情况汇总、通报及整改通知等 永久保管

③行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料:

固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料 永久保管

不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久保管

20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久保管

20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年保管

④行政管理工作中形成的备案文件材料 10年保管

⑤行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料:
     ――重要的 永久保管
     ―一般的 30年保管

(8)计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

①年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久保管

②重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久保管

③年度以下的计划、总结、统计材料 10年保管

④一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年保管

7.市局编制、干部人事、党总支、纪检、工会、女工委工作文件材料(办公室、人事科、机关党总支、纪检及相关科室)

(1)机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久保管

(2)人事工作制度、规定、办法等文件 30年保管

(3)人事任免文件 永久保管

(4)先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

①受市级(含)以上表彰、奖励的 永久保管

②受市级以下表彰、奖励的 30年保管

(5)对市局有关人员的处分材料

①受到警告(不含)以上处分的 永久保管

②受到警告处分的 30年保管

(6)职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料  永久保管

(7)人事考核、职称评审工作文件材料 永久保管

(8)职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久保管

(9)职工名册 永久保管

(10)党、团、工会工作活动中形成的文件材料

①工作报告、总结,换届选举结果 永久保管

②重要专项活动的报告、总结 永久保管

③党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料 永久保管

④情况反映、工作简报 10年保管

(11)纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

①重要的 永久保管

②一般的 30年保管

8.市局管理性文件材料

(1)房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久保管

(2)与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料:

①重要的 永久保管

②一般的 10年保管

(3) 接待工作的计划、方案:

①重要的 30年保管

②一般的 10年保管

(4)机关财务预算 30年保管

(5)机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料  30年保管

(6)国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料:

①重要的 永久保管

②一般的 10年保管

(7)职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续等 永久保管

(8)职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年保管

9.上级机关制发的文件材料

(1)上级机关制发的属于市局主管业务的文件材料:

①重要的 永久保管

②一般的 10年保管

(2)上级机关制发的关于市局机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久保管

(3)上级机关制发的非市局主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年保管

10.同级机关制发的非市局主管业务但要贯彻执行的文件材料(办公室及相关科室) 10年保管

11.下级机关报送的文件材料(办公室及相关科室)

(1)重大问题的专题报告 30年保管

(2)年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年保管 

(二)统计档案归档范围与保管期限

1.各类报表(各相关业务科室)

(1)年度全部单位综合统计报表和一定规模以上基层单位统计报表、各类普查统计报表(含综合统计报表和基层统计报表) 永久保管

(2)月报代替年报的月度综合统计报表、一定规模以上基层单位统计报表 永久保管

(3)月报、季报表 10年保管

(4)其它报表(包括专项调查、重点抽样调查资料)保管期限由业务科室自定

2.统计资料及刊物

(1)市局编印的简明统计资料、统计研究、统计报告、统计专报、统计工作简报等 永久保管

(2)统计年鉴、课题汇编、统计分析汇编 永久保管

(3)为市领导机关提供的统计资料(包括数据和文字分析) 永久保管

(4)其它各类统计资料 30年保管

(三)会计档案归档范围与保管期限(财务室)

1.凭证 15年保管

2.账薄

(1)日记账  15年保管

(2)总账  15年保管

(3)税收账  25年保管

(4)明细、分户账簿 15年保管

(5)现金出纳账、银行存款帐 25年保管

(6)固定资产明细账(卡片)报废清理后 5年保管

(7)辅助账簿 25年保管

3.报表

(1)决算 永久保管

(2)月、季报表 5年保管

4.各种清册

(1)会计档案销毁清册 永久保管

(2)会计档案保管清册 永久保管

(3)会计移交清册 15年保管

(四)实物档案归档范围与保管期限(办公室及相关科室)

1.反映市局重大政治、经济、业务、科学文化等活动的奖杯、锦旗、奖状、证书 永久保管

2. 反映市局政治、经济、业务、科学文化等活动的奖杯、锦旗、奖状、证书 30年保管

3.反映市局重大外事活动的奖品、纪念品、信物 30年保管

4.反映市局一般外事活动的奖品、纪念品、信物 10年保管

(五)声像档案归档范围与保管期限

1.反映市局重要职能活动和历史面貌的照片、磁带、录像带 永久保管

2.市局重要会议的照片、录音带、录像带 永久保管

3.反映市局重大事件、事故情况的录音带、照片、录像带 永久保管

4.反映市局文化、体育、教育、宣传活动的照片、录音带、录像带 30年保管

(六)科研档案归档范围与保管期限

1.市局的科研项目:课题的申请、批复、任务书、调查报告、论文、专著、鉴定材料、工作总结等 永久保管

2.基建档案

①项目申请报告、批复、设计书、协议书、委托书、合同 永久保管

②工程投资、贷款、预算及决算 永久保管

③工程选址报告 永久保管

④初设和扩设全套图样、文字材料、设备选型、材料定单 永久保管

⑤开工报告、批复、施工全套图纸 永久保管

⑥施工任务书、协议书、合同、结构强度及抗震报告、施工记录、隐蔽工程记录、设计变更记录 永久保管

⑦竣工验收报告、验收证明、竣工图纸 永久保管

3.设备档案

①引进与定购设备的请示、批复、协议书、合同书及随设备而来的资料、工具和各种说明材料 永久保管

②设备的报废申请、批复及处理情况记录 永久保管

③设备的使用、维修、检查记录 30年保管

(七)普查档案归档范围与保管期限

1.党政机关有关普查工作的命令、决定及批复 永久保管

2.党政领导同志的讲话、题词 永久保管

3.重要普查工作会议文件、领导讲话、会议通知、名单、日程、会议纪要 永久保管

4.普查工作重要的通知、请示、批复、报告、汇报提纲、工作总结 永久保管

5.普查办法和普查方案及其重要的修改稿 永久保管

6.普查公报 永久保管

7.普查机构设置、人事任免、人员名册 永久保管

8.普查登记样表及填表说明 永久保管

9.普查手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料(含计算机软盘、光盘等为载体的电子文件材料及计算机应用程序软件) 永久保管

10.普查细则及其重要的修改稿 30年保管

11.培训普查员、普查指导员、编码员、录入人员的教材 30年保管

12.行政区划代码本、地址编码本 永久保管

13.内部编印和公开出版的普查文件资料汇编,分析报告及其汇编本 30年保管

14.先进集体和先进人员名单 30年保管

15.普查宣传材料、宣传画 30年保管

16.普查工作和会议照片、录音带、录像带,电影片、电视片、幻灯片、画册、相册 30年保管

17.普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、普查机构印章 30年保管

18.普查工作简报、会议讨论文件、参阅文件、工作计划、代表发言、会议记录 10年保管

19.报刊发表的有关普查工作的社论、评论、报道剪贴 10年保管

20.普查工作其它相关重要材料30年保管

五、电子文件归档

电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

归档范围:凡反映市局主要职能活动(如:行政许可、行政执法、公共服务、统计业务、内部管理等)中形成的具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件、电子邮件、办公系统和业务系统的管理软件和专用软件等各种类型的电子文件及其文件定稿以及相应的背景信息和数据;文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改稿都要归档。

(一)归档要求

1.保证归档电子文件的内容、结构、数据、背景信息的原始性、完整性和准确性。

2.保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠、齐全。

3.电子文件格式应符合归档要求,保证能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容。相关软件文件一并收集。

4.电子文件如有相对应的其它纸质载体等形式的文件应一并归档,在内容、格式及相关说明和描述上要完全一致。

5.保证电子文件的载体长期有效,在软、硬件升级后应及时对电子文件进行迁移作业。

6.采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。及时地对电子文件进行备份,定期存储于能够脱机保存的载体上。

7.对用文字处理技术形成的文本电子文件,应注明文件存储格式、文字处理工具等。

8.对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,应注明其软、硬件环境和相关数据;对用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件;对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

9.计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

10.对套用统一模板的电子文件,在保证能恢复原形态的情况下,其内容信息可脱离套用模板进行存储,被套用模板作为电子文件的数据保存。

11.加密的电子文件应在解密后、压缩文件应在解压缩后方可归档、保存。

12.档案部门要对电子文件的收集、鉴定、归档实施监督和指导,保证归档工作有效进行。

(二)保管期限要求

1.下列内容为永久保管:

①反映市局主要职能活动的,如:行政许可、行政执法、公共服务、统计业务、内部管理等;

②记录市局重要工作成果的;

③办公系统、统计业务系统和各类数据库系统的管理软件及其它相关的专用软件。

2.其它类型的电子文件参照市局文书和统计专业等档案的保管期限确定。

(三)格式要求

1.文本文件以XML、RTF、TXT、PDF、HTML为通用格式(现阶段使用Microsoft Office、WPS文字、华光软件及市政府推荐的其他文字处理软件所产生的文件在记录版本信息的情况下也可以直接归档)。

2.图像文件以JPEG、TIFF、GLF、BMP为通用格式。

3.影像文件以MPEG、AVI、MTS为通用格式。

4.声音文件以WAV、MP3、CDA、WMA为通用格式。

(四)收集要求

1.归档时必须做好登记工作。

2.逻辑归档:在计算机网络上归档,实时进行;物理归档:把电子文件下载到可脱机保存的载体上。

3.脱机保存:具有永久和长期保存价值的电子文件,应使用只读光盘、一次写光盘等载体进行脱机保存(不得使用软磁盘、U盘等移动存储设备)。

4.光盘一式两套:封存、利用保存各一套;光盘外标签(载体序号、全宗号、类别号、保管期限、存入日期、密级期限)要统一、规范;光盘内目录:如果存储多个文件应在光盘内说明其查找方法。

(五)移交要求

1.在移交电子文件时,归档科室和局办公室均应对每套文件的载体有无划痕、是否清洁、有无病毒及其技术环境进行检验,合格率达到100%方可交接。验收合格后,方可填写《电子文件交接登记表》一式两份,双方各存一份。

2.通过网络实施交接的检验项目包括:核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续;核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

(六)存贮要求

1.归档电子文件载体应专库(柜)集中保存。

2.归档载体应作防写处理,不得擦、划、触摸记录涂层。单片载体应装盒,竖立存放,避免挤压。

3.保管环境:温度选定范围:17℃-20℃;相对湿度选定范围:35%-45%。符合防尘、防火、防潮等要求。

4.归档载体应远离磁场,并与有害气体隔离。电子文件要避免阳光直接照射。

5.定期对存贮的电子文件读取、处理设备的更新情况进行检查登记。系统设备更新或系统扩充时,应及时对归档电子文件进行迁移操作,并填写《归档电子文件迁移登记表》;应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应及时进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于4年。保留期满后,载体按保密要求进行处置;对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

6.利用存贮的电子文件时,应遵守国家保密规定。凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行。对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的归档电子文件提供利用时,应设置使用权限认证系统或履行使用审批手续。

7.封存的电子文件载体不得外借。在提供利用时应使用其拷贝件。

六、档案归档要求 

(一)归档时间

1.文书档案应当在第二年6月底前,按要求立卷归档。

2.统计业务档案应在第二年8月底前,按要求立卷归档,各类上报国家局的报表及各类汇总表要一式两份归档。

3.科研档案应当在项目完成、鉴定、验收后,经主管领导审核,3个月内按要求立卷归档。

4.会计档案应当在本会计年度结束后,按要求立卷归档。先由会计部门保管2年,期满后,移交档案部门集中管理。

5.基建档案应当在基建工程竣工3个月内,由主管领导审核后按要求立卷归档。

6.普查档案应当在普查结束后一年内向档案部门移交。

7.声像档案按照形成的时间,在第二年6月30日前,按要求整理向档案部门移交。

8.实物档案应当在接收之日起,3个月内向档案部门移交。

(二)文字书写

1.起草文件必须选择钢笔或毛笔,使用碳素墨水、蓝黑墨水或墨汁,不得使用圆珠笔、铅笔、彩笔等。

2.制发文件必须格式正确,领导指示必须避开装订线。

3.文字书写要清楚、端正。

4.请示文件要有注办结果,例如正式批复、电话记录等。

5.公文用纸,须选择A4公文纸,纸质优良,装订线左侧不得书写文字。

(三)归档程序

1.归档前,各档案形成部门的档案人员按照有关规定把文件收集齐全。

2.检查文件是否完整,字迹是否合格,对不完整、不合格的文件进行补救。

3.将文件按年度―问题分成类,同时把每类文件按保管期限划分成卷。

4.把分成卷的文件按时间顺序填写卷内目录、封面、备考表等,用铅笔填上页号。

5. 填写移交目录,交档案室检查。经验收合格后,双方签字移交。

6.档案人员按要求填写案卷目录,入库上架。

  (四)科研成果鉴定、工程竣工验收前,须由档案部门参加检查所申报材料是否齐全,并签署意见,保证应归档文件的完整、准确和系统。

七、档案保管

(一)档案库房由档案室负责管理,除档案人员外,未经允许,任何人不得进入。

(二)档案存放必须做到:整齐、规范。档案人员应对档案进行定期检查,掌握保管情况。

(三)库房要经常进行清扫,保持干燥、整齐、清洁,定期安放防虫、灭鼠药品,防止虫蛀、霉烂和鼠害发生。

(四)库房要安装温、湿度表,把温度控制在14-24℃,相对湿度控制在45-60%

(五)库房内不得存放与档案无关的物品,严禁存放易燃、易爆物品,配备适量、适用的消防器材。

(六)库房内严禁吸烟和使用明火,防止火灾发生。

八、档案保密

(一)加强保密观念,落实保密制度,严守国家秘密。

(二)借阅保密档案要严格履行借阅手续。借阅秘密、机密级必须经局领导批准;借阅绝密级文件必须经局主要领导批准。

(三)经批准借阅的秘密档案不得携出档案室。

(四)因工作需要摘录、复制涉密档案,必须办理登记手续,用完及时交档案室注销。

(五)对秘密档案要标记明显,登记齐全,存放有序。档案管理人员要经常核对,防止丢失。

(六)发生失、泄密问题必须及时报告市局领导和市局保密领导小组,并积极采取措施,减少损失。

九、档案借阅

(一)借阅手续

1.借阅档案要进行登记。

2.借阅机密、秘密档案应当在档案室阅读,未经批准,不得抄录。

3.档案借阅期限为15天,如延长借阅期,需重新办理借阅手续。在工作调动、公差、休假、探亲时,应当提前交还所借档案。

4.外单位借阅档案,需经主管局领导批准,由有关科室人员带领。借阅人员不得进入库房,阅前必须填写登记表。

5.归还档案资料要及时、完整,待档案人员检查无误后方可注销。

(二)借阅要求

1.要爱护档案,不得圈点、勾画、涂改和私自拆散档案。未经许可,不得转借他人。

2.及时清退,不得积压。

3.档案内容和统计数字,非经批准,不得自行公布。

4.凡毁坏档案和私自泄露档案内容,给国家、集体、个人造成重大损失和恶劣影响的,局档案室管理员有权建议局机关对责任者给予行政处理,情节严重的要追究其法律责任。

十、档案鉴定与销毁

(一)档案秘密等级、保管期限的调整和向市档案馆移交的档案资料目录,由局档案室会同有关科室提出方案报主管局领导审定。

(二)文件资料的密级、保管期限由撰稿人提出,经有关科室领导审查确定。

(三)文件资料的销毁,由有关科室与档案室分别进行。凡销毁保存在科室不属于档案的文件资料,由科室档案员列出清单,报科室领导批准自行销毁。凡销毁保存在档案室的文件、资料、报表,由档案室列出清单,须报局领导审核,由局主管领导批准方可销毁。

(四)销毁档案资料必须到指定地点,并有两人监销,监销完毕,由经手人员在销毁清册上签字。销毁清册由档案室永久保存。

本规定由局办公室负责解释。本规定自发布之日起执行。

 

 二О一О年七月三十日

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